Obblighi di pubblicazione relativi ai procedimenti amministrativi e ai controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l'acquisizione d'ufficio dei dati
1. Le pubbliche amministrazioni pubblicano i dati relativi alle tipologie di procedimento di propria competenza. Per ciascuna tipologia di procedimento sono pubblicate le seguenti informazioni:
a) una breve descrizione del procedimento con indicazione di tutti i riferimenti normativi utili;
b) l'unità organizzativa responsabile dell'istruttoria;
c) l'ufficio del procedimento, unitamente ai recapiti telefonici e alla casella di posta elettronica istituzionale, nonchè, ove diverso, l'ufficio competente all'adozione del provvedimento finale, con l'indicazione del nome del responsabile dell'ufficio, unitamente ai rispettivi recapiti telefonici e alla casella di posta elettronica istituzionale;
d) per i procedimenti ad istanza di parte, gli atti e i documenti da allegare all'istanza e la modulistica necessaria, compresi i fac-simile per le autocertificazioni, anche se la produzione a corredo dell'istanza è prevista da norme di legge, regolamenti o atti pubblicati nella Gazzetta Ufficiale, nonchè gli uffici ai quali rivolgersi per informazioni, gli orari e le modalità di accesso con indicazione degli indirizzi, dei recapiti telefonici e delle caselle di posta elettronica istituzionale, a cui presentare le istanze;
e) le modalità con le quali gli interessati possono ottenere le informazioni relative ai procedimenti in corso che li riguardino;
f) il termine fissato in sede di disciplina normativa del procedimento per la conclusione con l'adozione di un provvedimento espresso e ogni altro termine procedimentale rilevante;
g) i procedimenti per i quali il provvedimento dell'amministrazione può essere sostituito da una dichiarazione dell'interessato, ovvero il procedimento puo' concludersi con il silenzio assenso dell'amministrazione;
h) gli strumenti di tutela, amministrativa e giurisdizionale, riconosciuti dalla legge in favore dell'interessato, nel corso del procedimento e nei confronti del provvedimento finale ovvero nei casi di adozione del provvedimento oltre il termine predeterminato per la sua conclusione e i modi per attivarli;
i) il link di accesso al servizio on line, ove sia già disponibile in rete, o i tempi previsti per la sua attivazione;
l) le modalità per l'effettuazione dei pagamenti eventualmente necessari, con le informazioni di cui all'articolo 36;
m) il nome del soggetto a cui è attribuito, in caso di inerzia, il potere sostitutivo, nonchè le modalità per attivare tale potere, con indicazione dei recapiti telefonici e delle caselle di posta elettronica istituzionale;
2. Le pubbliche amministrazioni non possono richiedere l'uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati; in caso di omessa pubblicazione, i relativi procedimenti possono essere avviati anche in assenza dei suddetti moduli o formulari. L'amministrazione non può respingere l'istanza adducendo il mancato utilizzo dei moduli o formulari o la mancata produzione di tali atti o documenti, e deve invitare l'istante a integrare la documentazione in un termine congruo.
Ai sensi del Regolamento UE/2016/679, del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e del D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101, in materia di trattamento dei dati personali, si forniscono le seguenti informazioni, relative alle motivazioni per le quali verranno trattati i dati personali, ai diritti dell’interessato e come lo stesso può esercitarli.
1. Titolare del trattamento dei dati
Titolare del Trattamento dei dati è la Città di Asti, Piazza San Secondo n. 1, 14100 Asti.
Per il caso in essere il Titolare ha designato a trattare i dati il Dirigente del Settore Ragioneria, Bilancio, Tributi e Servizi Demografici, raggiungibile all’indirizzo di posta elettronica g.dabbene@comune.asti.it
2. Responsabile della Protezione dei Dati (RPD)
La Città di Asti ha nominato Responsabile per la Protezione dei dati il Dott. Fabio Quirico raggiungibile all’indirizzo di posta elettronica dpo@comune.asti.it
3. Finalità e base giuridica del trattamento dei dati
Ai sensi dell’art. 6 e 10 del Regolamento UE/2016/679, tutti i dati personali comunicati dal soggetto interessato, sono trattati dal Titolare del trattamento nell’ambito dell’esecuzione del proprio compito di interesse pubblico e connesso all’esercizio di pubblici poteri.
La base giuridica di riferimento per il trattamento dei dati è la normativa vigente in materia, nonché il Regolamento della Città di Asti per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari ai sensi del codice in materia di protezione dei dati personali.
Inoltre, (se ricorre il caso), il trattamento dei dati personali relativi a condanne penali e reati sono trattati secondo quanto stabilito dall’art. 2-octies D.Lgs. 196/2003 e s.m.i.
4. Modalità del trattamento dei dati
Il trattamento sarà effettuato sia con strumenti informatici che telematici. I medesimi dati possono essere trattati anche su carta, senza l’ausilio di mezzi elettronici.
I trattamenti sono effettuati dal personale del Titolare del Trattamento dei dati, impegnato alla riservatezza e preposti alle relative attività in relazione alle finalità sopra descritte.
Il suddetto Titolare adotta misure tecniche ed organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza idoneo rispetto alla tipologia dei dati trattati.
5. Obbligatorietà del consenso-trattamento
Il conferimento dei dati è obbligatorio ed il rifiuto a fornirli preclude la possibilità di dar corso alle attività previste dal procedimento (quando ricorre il caso) e conseguentemente l’istanza sarà considerata improcedibile.
6. Trasferimento dei dati
I dati raccolti per le predette finalità potranno essere destinati anche ad altri soggetti, pubblici o privati, in aderenza ad obblighi di legge o a disposizioni regolamentari, ivi comprese le norme in materia di accesso ai documenti. Indicativamente le categorie di destinatari sono:
a) Enti Pubblici locali e statali
b) Asp spa
c) Gaia spa
d) Poste Italiane spa
e) Agenzia dell’Entrate Riscossione
f) Imprese Onoranze Funebri
I dati inoltre, potranno essere destinati ad eventuali soggetti terzi che agiranno per conto del Titolare appositamente designati come Responsabili del Trattamento, ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 2016/679. L’elenco di detti soggetti terzi è disponibile presso la sede del Titolare del Trattamento dei dati.
7. Diffusione dei dati personali
I dati personali, non saranno oggetto di diffusione a soggetti indeterminati, salvo che tale operazione sia prevista da disposizioni normative con particolare riguardo alle disposizioni in materia di trasparenza e pubblicità.
8. Tempi di conservazione dei dati
In riferimento ai dati contenuti in documenti amministrativi per i quali non è prevista una specifica disposizione di legge o regolamento in materia di conservazione, i dati personali saranno trattati per la durata della relativa procedura nel rispetto dei termini prescrizionali per l’esercizio dei diritti nell’ambito del procedimento giurisdizionale amministrativo, civile e penale.
A tali fini i dati saranno conservati in modo permanente per tutto il periodo necessario all’espletamento dei procedimenti e processi gestiti dal Comune di Asti in forza di norma di legge o di regolamento.
Saranno conservati per periodi più lunghi a condizione che siano trattati esclusivamente ai fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici ai sensi dell’art. 5 paragrafo 1, lettera e) Regolamento UE 2016/679.
Decorsi i termini e le esigenze sopra indicate, troverà applicazione l’art. 21, comma 1, lettera d) del D.lgs. 42/2004 in materia di scarto dei documenti dagli archivi pubblici, fatto salvo i casi in cui i documenti dovranno essere conservati in modo permanente.
9. Diritti dell’interessato
L’interessato, in esecuzione dell’art. 13, paragrafo 2, lett. b) del Regolamento UE/2016/679, può avvalersi, ove applicabili, dei diritti di accesso (art. 15), di rettifica (art. 16), di cancellazione (art. 17), di limitazione (art. 18), di notifica (art. 19), di portabilità (art. 20) e di opposizione (art. 21) disciplinati dal citato Regolamento UE/2016/679.
Il diritto è esercitabile presso il Titolare sopra indicato o il suo designato il Dirigente del Settore Ragioneria, Bilancio, Tributi e Servizi Demografici, raggiungibile all’indirizzo di posta elettronica g.dabbene@comune.asti.it, ovvero presso il Responsabile per la Protezione dei Dati, Dott. Fabio Quirico raggiungibile all’indirizzo di posta elettronica dpo@comune.asti.it
In ultima istanza, oltre alle tutele previste in sede amministrativa o giurisdizionale, è ammesso comunque il reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali – www.garanteprivacy.it - nel caso si ritenga che il trattamento avvenga in violazione del Regolamento citato.
